Vuokrakuitin lähettäminen vuokralaiselle
Kutsutut ja Rentilaan kirjautuneet vuokralaiset
Vuokralaskun automaattinen lähettäminen
Kutsutut vuokralaiset, jotka ovat kirjautuneet Rentilaan, saavat automaattisesti sähköposti-ilmoituksen (voit ottaa asetuksen käyttöön tai poistaa sen käytöstä vuokrasopimuksen tiedoissa) heti, kun heidän vuokransa muodostuu ”Talous”-osiossa. Sähköposti sisältää suoran linkin asiakirjan lataamiseen: joko ”Vuokralasku” tai ”Vuokrakuitti”.
Vuokralaiset, jotka eivät ole kirjautuneet eikä heitä ole kutsuttu, eivät saa Rentilalta automaattisia sähköposteja.
Vuokrakuitin tai vuokralaskun manuaalinen lähettäminen
Kun maksu on merkitty tilaan ”Maksettu” ”Talous”-osiossa, voit lähettää vuokrakuitin käsin oikeanpuoleisella toiminnolla ”Lähetä vuokrakuitti”. Järjestelmä lähettää tällöin ilmoitussähköpostin uudelleen, mukanaan suora latauslinkki asiakirjaan.
Vuokrakuitin lähettäminen maksun tallentamisen jälkeen
Kun tallennat maksun ”Tallenna maksu” -lomakkeella, voit samalla rastittaa kohdan ”Lähetä vuokrakuitti”. Tämä käynnistää ilmoituksen lähettämisen vuokralaiselle.
Vuokralaiset ilman Rentila-tiliä tai sähköpostiosoitetta
Vuokralaisille, joilla ei ole sähköpostiosoitetta tai jotka eivät halua ottaa kutsua vastaan, voit:
- Ladata asiakirjan (vuokralaskun tai vuokrakuitin) PDF-muodossa ja lähettää sen omasta sähköpostistasi.
- Ladata asiakirjan (vuokralaskun tai vuokrakuitin) PDF-muodossa ja lähettää sen postitse.
Miksi kirjautumattomille vuokralaisille ei lähetetä sähköposteja?
Päätös olla lähettämättä sähköposti-ilmoituksia kirjautumattomille vuokralaisille perustuu useaan syyhyn, ennen muuta tietosuojaan ja tietoturvaan sekä siihen, että käyttäjille kertyisi mahdollisimman vähän ei-toivottuja viestejä.
- Yksityisyyden kunnioittaminen: osa vuokralaisista ei halua Rentila-tiliä eikä järjestelmän sisäisiä ilmoituksia postilaatikkoonsa. Ohjelmisto kunnioittaa tätä valintaa eikä lähetä ilmoituksia kirjautumattomille.
- Tietoturva: sähköposti-ilmoitukset voivat altistaa käyttäjät tietoturvariskeille, kuten kalasteluviesteille, jotka esiintyvät sisäisenä viestintänä. Kun ilmoitukset rajataan kirjautuneisiin käyttäjiin, riski pienenee.
- Rentilan käyttöön kannustaminen: tavoitteena on saada vuokralaiset kirjautumaan alustalle, mikä tehostaa hallintaa ja parantaa käyttökokemusta.
