Vuokralaisen luominen, muokkaaminen ja poistaminen
Vuokralaisen luominen
Lisätäksesi vuokralaisen, toimi seuraavasti: siirry Vuokralaiset-osioon ja klikkaa Uusi vuokralainen.
Jokaiselle vuokralaiselle voit syöttää seuraavat tiedot:
- Vuokralaisen tyyppi.
- Sukunimi ja etunimi tai yrityksen nimi.
- Sähköpostiosoite (jos haluat kutsua vuokralaisen).
- Osoite ja muut yhteystiedot.
- Ammatilliset tiedot.
- Tiedot takaajista.
- Pankkitiedot.
- Mahdollisuus lisätä asiakirjoja.
Osa näistä tiedoista sisällytetään automaattisesti esitäytettyihin sopimuspohjiin.
Vuokralaisten tuonti
Voit tuoda useita vuokralaisia kerralla CSV-, Excel- tai OpenOffice-tiedoston avulla. Käytä seuraavia mallipohjia tuontia varten:
Vuokralaisen kutsuminen
Voit antaa vuokralaiselle pääsyn ohjelmistoon, jolloin hän voi käyttää omaa vuokralaisaluettaan, ladata vuokrakuitteja ja hallinnoida tiliään.
Jos haluat antaa vuokralaiselle pääsyn, toimi seuraavasti:
- Luo vuokralaiskortti.
- Syötä vuokralaisen sähköpostiosoite (yksilöllinen osoite jokaiselle vuokralaiselle) ja aktivoi kutsu.
- Tallenna vuokralaiskortti.
- Vuokralainen saa kutsun sähköpostitse.
- Vuokralainen avaa kutsulinkin, vahvistaa tilinsä ja luo salasanan.
Huomioithan, että vuokralaisen kutsuminen ei ole pakollista ja sen voi tehdä myöhemmin. Jokaisen vuokralaisen kohdalla Vuokralaiset-osiossa on käytettävissä Kutsu-linkki. Linkki on aktiivinen siihen asti, kunnes kutsu on hyväksytty, minkä jälkeen se poistuu näkyvistä.
Kun vuokralaisella on pääsy omaan alueeseensa, hän voi tarkastella seuraavia tietoja:
- Vuokrakuitit ja maksuilmoitukset
- Vuokranantajan yhteystiedot
- Vuokrasopimuksen tiedot
- Jaetut asiakirjat
- Vuokrasuhteeseen liittyvät tehtävät
- Vuokrasuhteeseen liittyvät toimenpiteet
- Viestit vuokralaisen ja vuokranantajan välillä
Miksi antaa pääsy vuokralaisen tiliin?
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), joka tuli voimaan 25.5.2018, mukaisesti käyttäjille – tässä tapauksessa vuokralaisille – on kerrottava heidän henkilötietojensa käytöstä. Heidän on voitava antaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn, saada pääsy tietoihinsa tai vastustaa niiden käyttöä.
Jos vuokralainen pyytää pääsyä tietoihinsa, olemme lain mukaan velvollisia tarjoamaan pääsyn alustalle.
Vuokranantajalla on myös lakisääteinen velvollisuus toimittaa tietyt tositteet ja asiakirjat vuokralaiselle, myös vuokrasuhteen päättymisen jälkeen.
Takaajat
Jokaiselle vuokralaiselle voit lisätä yhden tai useamman takaajan Takaajat-välilehden kautta. Takaajia koskevat tiedot sisällytetään esitäytettyihin sopimusmalleihin ja takaussitoumukseen. Takaajien tiedot tallennetaan myös Yhteystiedot-osioon.
Vuokralaisen muokkaaminen
Jos haluat muokata olemassa olevaa vuokralaista, siirry Vuokralaiset-osioon, klikkaa kyseisen vuokralaisen kohdalta Muokkaa, tee tarvittavat muutokset ja klikkaa Tallenna.
Vuokralaisen sähköpostiosoitteen muuttaminen
Et voi muuttaa sellaisen vuokralaisen sähköpostiosoitetta, joka on jo hyväksynyt kutsun ja kirjautunut järjestelmään. Kun tili on vahvistettu, sähköpostiosoite toimii yksilöllisenä kirjautumistunnuksena. Vain vuokralainen voi muuttaa osoitetta omasta tilistään, tai muutos voidaan pyytää Rentilan tuen kautta.
Vuokralaisen poistaminen
Poistaaksesi vuokralaisen, siirry Vuokralaiset-osioon ja klikkaa kyseisen vuokralaisen kohdalta Poista.
Jos vuokralainen on liitetty vuokrasopimukseen, inventaarioon tai kuntotarkastusraporttiin, nämä on poistettava ensin ja roskakori tyhjennettävä. Muussa tapauksessa ohjelmisto ei salli vuokralaisen poistamista.
Huomaa, että tämä toiminto poistaa vuokralaisen koko historian. Tästä syystä on yleensä suositeltavaa arkistoida vuokralaiset poistamisen sijaan.