Luo, muokkaa ja poista vuokrasuhde

Luo vuokrasopimus

Luodaksesi vuokrasopimuksen Rentilassa toimi näin: siirry ”Vuokrasuhteet”-osioon ja napsauta ”Uusi vuokrasuhde” -painiketta.

Vuokrasuhdetta luodessa sinun tulee syöttää seuraavat tiedot:

• Vuokrasuhteen tyyppi,
• Kyseinen kohde,
• Vuokrasuhteen kesto,
• Vuokran ja käyttökorvausten määrä,
• Vakuus,
• Vuokralaiset (voit lisätä useita vuokralaisia esimerkiksi kimppavuokrauksessa).

Lisäksi voit antaa myös:

• Erityisehdot,
• Vuokrakuitin asetukset,
• Vakuutustiedot,
• Takaajan tiedot,
• Lisätä vuokrasuhteeseen liittyviä asiakirjoja,

Vuokrasuhdetta luotaessa syötetyt tiedot esitäytetään automaattisesti vastaavaan vuokrasopimuspohjaan.

Kun vuokrasuhde luodaan, ohjelmisto muodostaa Talous-osioon automaattisesti:

• Vakuuden,
• Ensimmäisen vuokran, jos se jaksotetaan/katkaistaan (esimerkiksi jos vuokrasuhde alkaa 21. päivä ja vuokra kattaa ajanjakson 21. päivästä kuukauden loppuun).

Jos vuokrasuhteen aloituspäivä on menneisyydessä, järjestelmä luo automaattisesti vuokrahistorian kuluneelta ajalta. Nämä vuokrat luodaan tilalla ”Maksettu”.

Vuokrakuitti

Voit määrittää, milloin erääntyvä vuokra ja siihen liittyvä kuitti muodostetaan, lisäämällä viiveen päivinä ennen vuokrakuitin päivämäärää.

Vuokrakuitin päivä (oletuksena 1. päivä) määrittää vuokrakauden, ja tämä asetus tehdään vuokrasuhteen tiedoissa. Esimerkiksi jos valitset kuukauden 1. päivän, kuitilla oleva kausi on kuukauden 1. päivästä kuukauden viimeiseen päivään. Jos valitset kuukauden 15. päivän, kausi on 15. päivästä seuraavan kuukauden 14. päivään.

Vuokran muodostuspäivä määrittää, milloin vastaava rivi näkyy Talous-osiossa. Esimerkiksi jos valitset ”D-6”, vuokra muodostetaan 6 päivää ennen vuokrakuitin päivämäärää. Tämä asetus tehdään myös vuokrasuhteen tiedoissa.

Vuokrasuhteen maksupäivä kertoo päivämäärän, johon mennessä vuokralaisen tulee maksaa vuokra (oletuksena kuukauden 1. päivä). Tätä päivää käytetään myöhästymisen tunnistamiseen. Järjestelmä merkitsee vuokran tilaan ”Myöhässä” 7 päivää maksupäivän jälkeen. Esimerkiksi jos maksupäivä on 6. päivä, vuokra merkitään myöhässä olevaksi 13. päivän jälkeen.

Tulevien ja menneiden kausien vuokrat

Vuokrat ja erääntymisilmoitukset muodostetaan oletuksena tuleville kausille, eli kauden alussa. Sinä päätät, milloin kirjaat maksun ja tuotat kuitin.

Vuokrasuhdetta luodessa voit myös valita vuokrien muodostamisen menneille kausille, eli kauden lopussa.

Asiakirjan nimi: Vuokrakuitti vai lasku

Vuokrasuhdetta luodessa ”Kuitti”-välilehdellä voit valita, käytetäänkö maksutositteesta nimeä ”Vuokrakuitti” vai ”Lasku”.

Voit ottaa käyttöön laskujen numeroinnin. Numerointi voi olla erillinen (yksilöllinen) jokaiselle vuokrasuhteelle tai yhteinen (globaali) vuokranantajalle. Voit myös määrittää etuliitteen (esimerkiksi ”LASKU23-”), jonka jälkeen järjestelmä lisää automaattisen juoksevan numeron.

Jos muutat etuliitettä vuokrasuhteessa, laskuri nollautuu ja alkaa uudelleen numerosta 1. Tämä on hyödyllistä, jos vaihdat etuliitteen vuosittain, esimerkiksi ”LASKU2023-”, ”LASKU2024-”.

Muokkaa vuokrasuhdetta

Jos haluat muokata olemassa olevaa vuokrasuhdetta, siirry ”Vuokrasuhteet”-osioon, napsauta kyseisen vuokrasuhteen oikealla puolella olevaa ”Muokkaa”-toimintoa, tee tarvittavat muutokset ja napsauta ”Tallenna”.

Huomaa, että muutokset koskevat vain tulevia maksuja. Talous-osioon jo muodostetut vuokrarivit täytyy muokata käsin yksitellen.

Poista vuokrasuhde

Poistaaksesi vuokrasuhteen siirry ”Vuokrasuhteet”-osioon ja napsauta kyseisen vuokrasuhteen oikealla puolella olevaa ”Poista”-toimintoa.

Jos vuokrasuhteeseen on liitetty kuntotarkastus/asukkaan muutto- tai lähtötarkastus (inventaario tai tarkastusraportti), ne on poistettava ensin ja sen jälkeen roskakori on tyhjennettävä. Muuten ohjelmisto ei salli vuokrasuhteen poistamista.

Huomaa, että tämä toimenpide poistaa vuokrasuhteen historian. Siksi vuokrasuhteet on yleensä parempi arkistoida kuin poistaa.

Vuokrasopimuspohja

Kun luot uuden vuokrasopimuksen Rentilassa, ohjelmisto muodostaa automaattisesti esitäytetyn sopimuspohjan.

Voit esikatsella tätä pohjaa vuokrasuhteen luonti- ja muokkauslomakkeessa.

Lisäksi voit ladata sen Word-, PDF- tai OpenOffice-muodossa ”Vuokrasuhteet”-osiosta oikealla olevan ”Pohjat” -sarakkeen kautta.

Vuokranantaja ja vuokralainen voivat allekirjoittaa vuokrasopimuksen kahdella tavalla:

• Joko tehdä sähköisen allekirjoituksen omassa Rentila-ympäristössään;
• Tai tulostaa sopimuksen ja allekirjoittaa paperilla.