Vuokralaisen luominen, muokkaaminen tai poistaminen
Vuokralaisen luominen
Lisätäksesi vuokralaisen siirry ”Vuokralaiset”-osioon ja klikkaa ”Uusi vuokralainen”.
Jokaiselle vuokralaiselle voit syöttää seuraavat tiedot:
- vuokralaisen tyyppi,
- Sukunimi ja etunimi tai yrityksen nimi,
- Sähköpostiosoite (jos haluat kutsua vuokralaisen),
- Osoite ja muut yhteystiedot,
- Ammatilliset tiedot,
- Takaajien tiedot,
- Pankkitiedot,
- mahdollisuus liittää asiakirjoja.
Osa näistä tiedoista siirtyy esitäytettyihin sopimuspohjiin.
Vuokralaisten tuonti
Voit tuoda useita vuokralaisia kerralla CSV-, Excel- tai Open Office -tiedostolla. Käytä tuontiin seuraavia mallipohjia:
Vuokralaisen kutsuminen
Voit antaa vuokralaiselle pääsyn ohjelmistoon, jolloin hän pääsee omaan vuokralaisalueeseensa, voi ladata vuokrakuittinsa ja hallita tiliään.
Jos haluat antaa vuokralaiselle pääsyn, toimi näin:
- Luo vuokralaiskortti.
- Syötä vuokralaisen sähköpostiosoite (yksi osoite vuokralaista kohden) ja aktivoi kutsu.
- Tallenna vuokralaiskortti.
- Vuokralainen saa kutsun sähköpostitse.
- Vuokralainen avaa kutsulinkin, vahvistaa tilinsä ja luo salasanan.
Huomioithan, että vuokralaisen kutsuminen ei ole pakollista ja sen voi tehdä myöhemmin. Jokaisen vuokralaisen kohdalla ”Vuokralaiset”-osiossa on ”Kutsu”-linkki. Linkki on käytettävissä siihen asti, kunnes kutsu on hyväksytty, minkä jälkeen se katoaa.
Kun vuokralaisella on pääsy omaan alueeseensa, hän voi tarkastella seuraavia tietoja:
- Vuokrakuitit ja erääntymisilmoitukset
- Vuokranantajan yhteystiedot
- Vuokrasopimuksensa tiedot
- Jaetut asiakirjat
- vuokraukseen liittyvät Tehtävät
- vuokraukseen liittyvät Huoltopyynnöt
- Viestit hänen ja vuokranantajan välillä
Miksi antaa vuokralaiselle pääsy omaan tiliinsä?
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) tuli voimaan 25.5.2018, ja sen vuoksi käyttäjille – tässä tapauksessa vuokralaisille – on kerrottava, miten heidän tietojaan käytetään. Heidän on yleensä voitava antaa suostumus tietojensa käsittelyyn, päästä tietoihinsa tai vastustaa niiden käsittelyä.
Jos vuokralainen pyytää pääsyä, olemme lain mukaan velvollisia antamaan hänelle pääsyn alustalle.
Vuokranantajalla on myös lakisääteinen velvollisuus toimittaa vuokralaiselle tietyt tositteet ja asiakirjat, myös vuokrasuhteen päättymisen jälkeen.
Takaajat
Jokaiselle vuokralaiselle voit lisätä yhden tai useamman takaajan ”Takaajat”-välilehdellä. Takaajien tiedot siirtyvät esitäytettyihin sopimuspohjiin ja takaussitoumukseen. Takaajien tiedot tallennetaan myös ”Yhteystiedot”-osioon.
Vuokralaisen muokkaaminen
Jos haluat muokata olemassa olevaa vuokralaista, siirry ”Vuokralaiset”-osioon, klikkaa kyseisen vuokralaisen oikealla puolella olevaa ”Muokkaa”-toimintoa, tee tarvittavat muutokset ja klikkaa ”Tallenna”.
Huomioithan, että vuokralaisen nimeen tehdyt muutokset koskevat vain tulevia maksuja. ”Talous”-osioon jo muodostetut vuokrat on muokattava käsin yksitellen, sillä niille jää vanha nimi.
Yhdistetyn vuokralaisen sähköpostiosoitteen muuttaminen
Yhdistetyn vuokralaisen eli kutsusi hyväksyneen vuokralaisen sähköpostiosoite on hänen kirjautumistunnuksensa. Siksi vuokralaiskortin ”Sähköposti”-kenttä on lukittu ja merkitty riippulukolla.
Jos vuokralaisellasi ei ole enää pääsyä tähän osoitteeseen, voit vaihtaa sen itse:
- Avaa vuokralaiskortti: ”Vuokralaiset”-osio, ”Muokkaa”-toiminto.
- Klikkaa ”Sähköposti”-kentän oikealla puolella olevaa ”Avaa lukitus” -painiketta.
- Vahvista varoitus: vuokralaisen sähköpostiosoite on hänen tunnuksensa, kaikki muutokset päivittävät tämän tunnuksen ja vuokralaiselle ilmoitetaan asiasta.
- Kirjoita uusi osoite ja klikkaa ”Tallenna”.
Vuokralainen säilyttää salasanansa ja koko historiansa: hän kirjautuu sisään yksinkertaisesti uudella osoitteella. Hänen vanhaan osoitteeseensa lähetetään sähköposti ”Kirjautumistietojen muutos”, joka kertoo muutoksesta.
Vuokralainen voi tehdä tämän muutoksen myös itse omalta tililtään kirjautumistiedoissaan.
Ennen sähköpostiosoitteen muuttamista
Kerro uusi osoite vuokralaisellesi: ilmoitus lähtee hänen vanhaan osoitteeseensa eikä siinä mainita uutta.
Osoitteen on pysyttävä yksilöllisenä vuokralaistesi joukossa. Jos joku toinen vuokralaisistasi käyttää sitä jo, korttia ei voi tallentaa.
Jos vuokralaisesi vuokraa samalla osoitteella myös toiselta vuokranantajalta Rentilassa, tililtäsi tehty muutos koskee vain sinun korttiasi: hänen kaksi vuokrasuhdettaan eivät enää näy yhdessä samassa vuokralaisen tilassa.
Vuokralaisen poistaminen
Poistaaksesi vuokralaisen siirry ”Vuokralaiset”-osioon ja klikkaa kyseisen vuokralaisen oikealla puolella olevaa ”Poista”-toimintoa.
Jos vuokralaiseen liittyy vuokrasopimus, kuntotarkastus tai irtaimistoluettelo, myös ne on poistettava ensin ja roskakori tyhjennettävä. Muuten ohjelmisto ei anna poistaa vuokralaista.
Huomioithan, että tämä toiminto poistaa vuokralaisen historiatiedot. Siksi vuokralaiset kannattaa yleensä arkistoida poistamisen sijaan.
