Automaatiosäännön luominen, muokkaaminen ja poistaminen
Säännön luominen
Voit luoda sääntömallin pankkitapahtumien automaattista lisäämistä ja luokittelua varten näin: siirry ”Pankkitiedoston tuonti” -osioon, klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa ”Automaatio”-kuvaketta ja sitten painiketta ”Uusi sääntö”.
Kun luot säännön, jokainen sitä vastaava tapahtuma luokitellaan automaattisesti ennalta määritettyjen kriteerien mukaan.
Jokaiselle säännölle voit määrittää seuraavat tiedot:
- Vuokranantaja.
- Kiinteistö.
- Vuokrasopimus.
- Tyyppi.
- Maksunsaaja.
Laukaisuehdot:
- Yksi tai useampi avainsana.
- Summa.
- Kuvaus.
- Tila, aktiivinen tai ei-aktiivinen.
Kirjaamisen automatisointi
Tuonnin jälkeen järjestelmä lisää ja luokittelee ”Talous”-osioon automaattisesti ne tapahtumat, jotka vastaavat määrittämiäsi sääntöjä.
Vastaavuus on tarkka silloin, kun tuodun tapahtuman summa, päivämäärät ja yksi tai useampi avainsana vastaavat aktiivista sääntöä.
Kun vahvistat ja lisäät tapahtuman ”Talous”-osioon, siihen ilmestyy merkintä ”Jo lisätty”. Virheen sattuessa voit nollata jo kohdistetut tapahtumat ja käsitellä ne uudelleen.
Esimerkki
Jos saat joka kuukausi 29 euron sähkölaskun ja pankkitapahtuman selitteessä lukee esimerkiksi ”SEPA-VELOITUS SÄHKÖYHTIÖ OY VIITE 12345678”, voit luoda automaattisen tunnistussäännön.
Voit määrittää säännön esimerkiksi näin:
- Kiinteistö: oma kiinteistöni
- Summa: 29 €
- Tyyppi: Sähkö
- Avainsanat: SÄHKÖYHTIÖ, SEPA-VELOITUS, 12345678
- Maksunsaaja: Sähköyhtiö Oy
Kun tämä tapahtuma tuodaan:
- järjestelmä tunnistaa selitteestä avainsanan ”SÄHKÖYHTIÖ”,
- luokittelee tapahtuman automaattisesti kyseisen kiinteistön sähkömenoksi,
- ja lisää sen Talous-osioon ennalta määritetyllä tyypillä ja maksunsaajalla.
Jotta automaatio toimii oikein, tapahtuman summan ja avainsanojen on vastattava säännössä määritettyjä ehtoja.
Miksi en voi luoda automaatiosääntöjä vuokratuloille?
Rentila käyttää vuokrien hallintaan omaa, tähän tarkoitukseen rakennettua automaatiota.
Kun tuot pankkitapahtumat, Rentila vertaa niiden summia ja selitteitä automaattisesti maksamattomiin vuokriin. Jos se löytää tarkan vastaavuuden (sama summa ja selite, jossa on esimerkiksi vuokralaisen nimi), se liittää tapahtuman kyseiseen vuokraan, merkitsee vuokran maksetuksi ja lähettää sinulle sähköposti-ilmoituksen.
Jotta vältytään kaksoiskirjauksilta, virheellisiltä kohdistuksilta ja sekaannuksilta tämän sisäänrakennetun automaation ja omien sääntöjen välillä, omia automaatiosääntöjä ei voi luoda vuokratyyppisille tuloille.
Näin vuokrasuoritusten hallinta pysyy johdonmukaisena ja vuokramaksujen seuranta luotettavana.
