Pankkitilin synkronointi ja pankkitilien tuonti
Tässä osiossa voit synkronoida ja tuoda pankkitilin.
Tilien automaattinen synkronointi
Tässä ohjelmiston osiossa voit synkronoida ja tuoda pankkitilin ja sen tapahtumat automaattisesti.
Toimi näin:
- Siirry ”Talous”-osioon ja sieltä kohtaan ”Pankkitiedoston tuonti”. Klikkaa painiketta ”Uusi tuonti” tai ”Uusi synkronointi”.
- Valitse vuokranantaja ja synkronoinnin ”Aikaväli”: 30 päivää, 60 päivää, 90 päivää, 180 päivää tai 12 kuukautta (oletuksena 90 päivää).
- Sinut ohjataan uudelle sivulle, jossa voit syöttää pankkitunnuksesi ja kirjautua tilillesi.
- Seuraa ohjeita, valitse synkronoitavat tilit ja vahvista.
- Voit hallita yhdistettyjä tilejä ”Tilit”-osiossa.
- Yhdistettyjen tilien tapahtumat tuodaan ”Tapahtumat”-osioon.
Tapahtumien kohdistaminen
Sivusto hakee tapahtumat päivittäin, ja löydät ne ”Tapahtumat”-osiosta.
Kun vastaavuus löytyy, oikealla näkyy ilmaisin ja vastaavuuksien määrä.
- Vihreä ilmaisin 1 tarkoittaa tarkkaa vastaavuutta. Tuodun tapahtuman summa, päivämäärä ja avainsana ovat samat kuin jo kirjatulla rivillä. Tällä tasolla voit vahvistaa tapahtuman nopeasti ilman muokkausta, koska kaikki tiedot täsmäävät.
- Oranssi ilmaisin 1 tarkoittaa osittaista vastaavuutta. Osa tiedoista täsmää (esimerkiksi summa ja päivämäärä), mutta esimerkiksi avainsanaa tai viitettä ei tunnisteta. Tarkista tapahtuma käsin ja vahvista, että kyse on samasta tapahtumasta, tai tee tarvittavat korjaukset.
- Harmaa ilmaisin 0 tarkoittaa, ettei vastaavuutta ole. Mikään tuodun tapahtuman tieto ei vastaa olemassa olevaa kirjausta. Voit joko luoda uuden rivin ”Talous”-osioon tai kohdistaa tapahtuman uudelleen, jos se liittyy johonkin vielä kirjaamattomaan erään.
Vastaavuus on tarkka silloin, kun tuodun tapahtuman summa, päivämäärät ja avainsana vastaavat ”Talous”-osiossa jo olevaa riviä.
Manuaalinen kohdistaminen
Tuonnin jälkeen voit kohdistaa kirjaukset käsin ja lisätä ne ”Talous”-osioon jollakin seuraavista tavoista:
- Vahvista vastaavuus. Kun järjestelmä havaitsee yhtäläisyyden tuodun tapahtuman ja ”Talous”-osiossa olevan maksamattoman rivin välillä, voit vahvistaa vastaavuuden heti ja merkitä maksun suoritetuksi.
- Tallenna maksu olemassa olevalle riville. Jos tapahtuma liittyy kirjanpidossasi jo olevaan mutta suorittamattomaan kuluun tai tuloon, voit tallentaa suorituksen ja päivittää rivin maksutilan.
- Lisää uusi rivi ”Talous”-osioon. Jos vastaavuutta ei löydy, voit lisätä ”Talous”-osioon uuden rivin käsin ja kirjata tuodun tapahtuman sille.
Kun vahvistat ja lisäät tapahtuman ”Talous”-osioon, siihen ilmestyy merkintä Jo lisätty. Virheen sattuessa voit nollata jo kohdistetut tapahtumat ja käsitellä ne uudelleen.
Voit kohdistaa yhden tuodun tapahtuman useaan ”Talous”-osion riviin (esimerkiksi silloin, kun vuokralainen maksaa ensimmäisen vuokran ja vuokravakuuden yhdellä maksulla).
Jos laskulle kohdistettu summa on tapahtuman summaa pienempi, loppuosan voi kohdistaa toiselle riville. Kun koko summa on käytetty, tapahtuma saa merkinnän Jo lisätty.
Automaattinen kohdistaminen
Kun maksamattomalle vuokralle löytyy tarkka vastaavuus, järjestelmä kohdistaa tapahtuman automaattisesti ja merkitsee vuokran maksetuksi.
Kun vuokra kohdistuu automaattisesti ja merkitään maksetuksi, ohjelmisto lähettää vuokranantajalle myös sähköposti-ilmoituksen.
Esimerkki
Jos vuokralaisen, esimerkiksi Matti Meikäläisen, 500 euron tammikuun vuokra on yhä maksamatta ja tuot 5. tammikuuta päivätyn, saman suuruisen (500 €) pankkitapahtuman, jonka selite on selvä, kuten ”VUOKRA MATTI MEIKÄLÄINEN”, järjestelmä:
- tunnistaa automaattisesti, että kyse on tämän vuokran suorituksesta,
- kohdistaa tapahtuman oikeaan vuokraan,
- ja merkitsee vuokran maksetuksi.
Jotta automaattinen kohdistus toimii, tapahtuman summan ja selitteen on vastattava vuokran tietoja.
Tapahtumien säilytys
Pankkitapahtumat ovat työtietoja: ne on tarkoitettu kohdistamiseen, eikä niitä ole tarkoitus säilyttää sen jälkeen.
Synkronoidulla tilillä tilille valittu ”Aikaväli” määrittää sekä sen, mitä tuodaan, että sen, mitä säilytetään: sitä vanhemmat tilin tapahtumat poistetaan automaattisesti. Pisin säilytysaika on 12 kuukautta.
Joka tapauksessa ja alkuperästä riippumatta (synkronointi tai käsin tehty QIF- tai OFX-tuonti) yli 24 kuukautta vanhat tapahtumat poistetaan automaattisesti.
Kirjanpitosi ei muutu
Poisto koskee vain pankkitapahtumia. ”Talous”-osioon luodut tai siellä suoritetuiksi merkityt kirjaukset säilyvät: vain linkki alkuperäiseen pankkitapahtumaan katoaa. Sinun ei tarvitse kohdistaa mitään uudelleen.
Katkennut tiliyhteys
Toisinaan synkronointi lakkaa toimimasta.
Turvallisuussyistä tili voi olla tarpeen tunnistautua ja yhdistää uudelleen kolmen kuukauden välein. Käytäntö riippuu pankista.
Voit myös poistaa tilit ja yhteyden ja luoda ne uudelleen.
Toistuvia yhteyskatkoja!
Joissakin pankeissa vahvan tunnistautumisen tiheyttä voi muuttaa verkkopankin asetuksissa. Aseta se arvoon ”90 päivää”.
Jos vahva tunnistautuminen vaaditaan joka kerta, tarkista pankiltasi, voiko vaatimuksen poistaa käytöstä.
Kaksoiskappaleet yhteyden uudelleenmuodostuksen jälkeen
Kun yhteys muodostetaan uudelleen, jo tuodut ja jo kohdistetut tapahtumat ilmestyvät toisinaan ”Tapahtumat”-osioon uusina riveinä. Näin käy, kun pankki palauttaa nämä tapahtumat uusilla tunnisteilla: järjestelmä ei silloin tunnista niitä ennestään tutuiksi.
Myöskään tässä tapauksessa ”Talous”-osion kirjaukset eivät muutu: ne pysyvät maksetuiksi merkittyinä, eikä mitään tarvitse vahvistaa uudelleen. Voit jättää kaksoisrivit huomiotta tai poistaa ne ”Tapahtumat”-osiosta.
Synkronoidun tilin poistaminen
Voit poistaa yhdistetyt tilit ”Tilit”-osiossa oikealla olevilla toiminnoilla.
Kun poistat tilin, järjestelmä poistaa myös sen tapahtumat.
Manuaalinen tuonti
Tässä osiossa voit tuoda tiliotteen QIF- tai OFX-muodossa ja täsmäyttää sen.
- Lataa pankkisi toimittama tiedosto (QIF- tai OFX-muodossa).
- Klikkaa painiketta ”Uusi tuonti” tai ”Uusi manuaalinen tuonti”.
- Tuo tiedosto Rentilaan.
Tuonnin jälkeen voit kohdistaa kirjaukset. Tarkista vain tiedot, valitse tarvittaessa kirjauksen tyyppi ja vahvista.
