Vuokrat, laskut ja maksuilmoitukset
Vuokran luominen
Jokaiselle vuokrasopimukselle vuokrat ja maksuilmoitukset luodaan oletusarvoisesti automaattisesti kuukauden ensimmäisenä päivänä, ellei toisin määritellä. Voit asettaa vuokran ja maksuilmoituksen luontipäivän lisäämällä viiveen (päivinä) ennen vuokran eräpäivää. Tämä asetus tehdään vuokrasopimuksen tiedoissa.
Vuokran jaksotus
Vuokran jaksotus (oletuksena kuukauden 1. päivä) määrittää vuokrakauden ja asetetaan vuokrasopimuksen tiedoissa. Esimerkiksi jos valitset kuukauden 1. päivän, vuokrakuitti kattaa ajanjakson kuukauden 1. päivästä viimeiseen päivään. Jos valitset kuukauden 15. päivän, jakso on 15. päivästä seuraavan kuukauden 14. päivään.
Vuokran luontipäivä
Vuokran luontipäivä määrittää, milloin vastaava rivi ilmestyy Talous-osioon. Esimerkiksi jos valitset D-6, maksut ja maksuilmoitus luodaan 6 päivää ennen eräpäivää. Tämä asetus tehdään myös vuokrasopimuksen tiedoissa.
Maksupäivä
Vuokrasopimuksen maksupäivä ilmaisee päivän, johon mennessä vuokralaisen tulee maksaa vuokra (oletuksena kuukauden 1. päivä). Tätä päivää käytetään myöhästymisen määrittämiseen. Järjestelmä merkitsee vuokran tilaan ”Myöhässä” 7 päivää maksupäivän jälkeen. Esimerkiksi jos maksupäivä on kuukauden 6. päivä, vuokra merkitään myöhästyneeksi 13. päivän jälkeen.
Asiakirjan nimi: maksuilmoitus, vuokrakuitti ja lasku
Kun vuokra merkitään maksetuksi, asiakirjasta tulee Vuokrakuitti.
Osittaisen maksun tapauksessa asiakirja on myös Vuokrakuitti. Tämä voidaan muuntaa Laskuksi, jos vuokranantaja kirjaa maksun, joka kattaa koko vuokran, tai jos vuokralaisen saldo on nolla tai positiivinen.
Jokaisella vuokralla voi olla jokin seuraavista tiloista:
- Maksettu: Vuokra on maksettu kokonaan.
- Avoin: Vuokraa ei ole vielä maksettu, mutta eräpäivä ei ole ylittynyt.
- Myöhässä: Vuokraa ei ole maksettu ja eräpäivä on ohitettu.
- Osittain maksettu: Vuokrasta on maksettu vain osa.
- Maksamaton: Vuokraa ei ole maksettu eikä maksua odoteta.
Vuokran luominen manuaalisesti
Voit luoda vuokran manuaalisesti Talous-osiossa lisäämällä tulon ja valitsemalla tyypiksi ”Vuokra” tai kopioimalla olemassa olevan vuokran.
Ennakkoon ja jälkikäteen luodut vuokrat
Vuokrat ja maksuilmoitukset luodaan oletusarvoisesti ennakkoon, eli kauden alussa. Sinä päätät, milloin maksu kirjataan ja vuokrakuitti muodostetaan.
Vuokrasopimusta luotaessa voit myös valita vuokran luomisen jälkikäteen, eli kauden lopussa.
Voit lisäksi määrittää vuokran luontipäivän muodossa D+X, jossa X on päivien määrä. Esimerkiksi: jos vuokrakausi alkaa 1. päivä ja D+20 on valittuna, vuokra luodaan noin kuukauden 21. päivänä.
Lasku vai vuokrakuitti ja numerointi
Vuokrasopimusta luotaessa voit ”Kuitti”-välilehdellä valita asiakirjan nimeksi joko Vuokrakuitti tai Lasku.
Voit aktivoida laskujen numeroinnin. Numerointi voi olla:
- Erillinen, jokaiselle vuokrasopimukselle oma;
- Yleinen koko vuokranantajalle.
Voit myös määrittää etuliitteen (esim. ”LASKU2024-”), jonka jälkeen lisätään automaattinen juokseva numero.
Jos muutat etuliitettä vuokrasopimuksessa, laskurin numerointi alkaa uudelleen numerosta 1. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi vuosittain vaihtuvan etuliitteen yhteydessä.
Hyvä tietää
Arvonlisäverollisissa liikehuoneistojen vuokrasopimuksissa ”Lasku”-vaihtoehto on oletusarvoisesti käytössä.
Ensimmäinen osakuukauden vuokra
Jos vuokrasopimus alkaa muuna päivänä kuin kuukauden 1. päivänä, voit määrittää ensimmäisen osittaisen vuokran.
Vaihtoehdot:
- Määritä osittainen vuokra vuokrasopimusta luotaessa sille varatuissa kentissä.
- Muokkaa jo luotua vuokraa Talous-osiossa säätämällä päivämääriä ja summia.
- Lisää manuaalisesti ”Vuokra”-tyyppinen tulo Talous-osiossa.
Osittaisen vuokran laskentakaava: Kuukausivuokra / kuukauden päivien määrä × asumispäivien määrä.
Vaihtoehtoinen osoite kuitissa
Oletusarvoisesti kuitissa käytetään vuokrakohteen osoitetta, mutta tarvittaessa voit käyttää muuta postiosoitetta.
Aseta vaihtoehtoinen osoite siirtymällä ”Vuokrasopimukset”-osioon, muokkaamalla kyseistä sopimusta, avaamalla ”Kuitit”-välilehti ja valitsemalla ”Kuitin osoite”. Rastita valinta ja syötä vuokralaisen postiosoite.
Lisäsummien lisääminen vuokraan
Voit lisätä vuokraan lisärivejä, jotka voivat olla tyypiltään ”Vuokra” tai ”Maksu”, kuten siivous, pysäköinti, verot tai muut kertaluonteiset maksut.
Syötä tiedot ”Muut maksut” -osioon joko jo luodun vuokran yhteydessä Talous-osiossa tai vuokraa luotaessa. Lisämaksut näkyvät vuokrasopimuksessa sekä kaikissa siihen liittyvissä kuiteissa ja maksuilmoituksissa.
Maksun kirjaaminen
Kun vuokra on luotu Talous-osiossa, voit kirjata yhden tai useamman maksun (vuokralaisen maksut, tuet tai suoraan saadut korvaukset). Käytä oikealla olevaa toimintoa ”Kirjaa maksu”.
Jokaiselle maksulle voit määrittää:
- Summan,
- Maksajan,
- Maksutavan,
- Maksupäivän.
Jos maksettu summa ylittää vuokran kokonaismäärän, vuokralaiselle syntyy positiivinen saldo (liikamaksu). Puutteellisessa maksussa saldo on negatiivinen. Maksua kirjattaessa voit siirtää ylijäämän tai alijäämän joko nykyiseen vuokrasopimukseen tai seuraavaan vuokraan.
”Saldo siirto” -vaihtoehto on käytettävissä vain, jos vuokralaisella on positiivinen tai negatiivinen saldo.
Vuokrakuitin ja maksuilmoituksen lähettäminen
Vuokralaiset, joilla on Rentila-tili
Rentilaan kutsutut ja kirjautuneet vuokralaiset saavat automaattisesti sähköposti-ilmoituksen (asetettavissa vuokrasopimuksessa), kun vuokra luodaan Talous-osiossa. Viesti sisältää suoran latauslinkin asiakirjaan.
Kun maksu merkitään maksetuksi, voit lähettää vuokrakuitin uudelleen manuaalisesti valitsemalla ”Lähetä kuitti”.
Vuokralaiset ilman tiliä tai sähköpostia
Voit:
- Ladata maksuilmoituksen tai vuokrakuitin PDF-muodossa ja lähettää sen sähköpostilla.
- Ladata asiakirjan PDF-muodossa ja toimittaa sen postitse.
Vuokrakuitin ja maksuilmoituksen mukauttaminen
Voit muokata logoa ja lisätä allekirjoituksen kohdassa ”Oma tili” → ”Oma profiili”. Usean omistajan tapauksessa jokainen omistaja voi muokata näitä tietoja omassa profiilissaan.
Hyvä tietää
Suomessa vuokralaisella on oikeus pyynnöstä saada maksuton vuokrakuitti, kun vuokra ja siihen liittyvät maksut on maksettu kokonaisuudessaan. Kuittia voidaan tarvita esimerkiksi asumistukea tai muita etuuksia varten.
Vuokrakuitin tulee sisältää:
- vuokrakohteen tiedot
- vuokralaisen tiedot
- vuokranantajan tai isännöitsijän tiedot
- maksujen kattama ajanjakso
- maksettujen erien erittely (vuokra, maksut, tuet jne.)