Le RGPD quand on est bailleur

Yleinen tietosuoja-asetus on säädetty asianomaisten henkilötietojen suojaamiseksi. Säädös koskee erityisesti yrityksiä ja tavoiteeena on tehdä niistä entistä vastuullisempia. Mutta mitä tämä säädös tarkoittaa yksityisille vuokranantajille?

Mitä yleinen tietosuoja-asetus tarkoittaa?

Ennen, kuin selvitämme, mitä EU:n yleinen tietosuoja-asetus merkitsee vuokranantajalle, on hyvä kerrata mistä ylipäätään on kyse.

EU: yleinen tietosuoja-asetus, eli GRPD (lyhennys englannin sanoista ”General Data Protection”), on EU: asettama säädös, joka koskee henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista. Asetus on säädetty estämään henkilötietojen vuotamista, tai väärinkäyttöä.

Säädöksen tavoitteena on siis turvata internetin käyttäjien tietosuojaa. Käytännössä yleinen tietosuoja-asetus voi suojata käyttäjiä roskapostilta ja toimii niitä tahoja vastaan, jotka saattavat yrittää myydä keräämiään henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan, kaikkien internet-sivustojen tulee kysyä lupa ennen käyttäjän tietojen keräämistä. Tällä tarkoitetaan tietoja, joiden perusteella käyttäjä voidaan tunnistaa. Näitä tietoja voidaan käytännössä hyödyntää esimerkiksi kohdennetussa mainonnassa, joten tällaista tietoa voidaan pitää hyvin arvokkaana tietyille toimijoille. Uusi tietosuoja-asetuksen märäämä käytäntö onkin tullut tutuksi internetin käyttäjille ruudulle pomppaavien ylimääräisten tietosuojakyselyjen muodossa. Tätä voidaan pitää ärsyttävänä hidasteena internetin selaukselle, mutta ikkunan ilmestyminen tarkoittaa, että sivun ylläpitäjät yksinkertaisesti huolehtivat lakisääteisistä velvollisuuksistaan.

Säädöksestä on päätetty vuonna 2016 ja se on tullut lopullisesti voimaan siirtymäajan jälkeen toukokuussa 2018. Siirtymäajalla haluttiin varmistaa tarvittaville toimenpiteille, tai muutoksille tarvittava aika

Suomella on myös oma tietosuojalakinsa, josta Eduskunta on tehnyt päätöksen loppuvuodesta 2018. Laki astui voimaan vuoden 2019 alusta. Tämä laki osaltaan täydentää EU:n asettamaa yleistä tietosuoja-asetusta ja lakia sovelletaan sen rinnalla. Suomessa lakia valvovana viranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu. Lisää tietoa aiheesta tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivulla.

Millaisista tiedoista on kyse ?

Henkilötiedoilla tarkoitetaan mitä tahansa tietoja, joiden perusteella kyseinen henkilö voidaan tunnistaa.
Yleisessä tietosuoja-asetuksessa mainittuja henkilötiedoiksi katsotaan mm.

  • Postiosoite 
  • Sähköpostiosoite 
  • Puhelinnumero 
  • Syntymäaika
  • Henkilötunnus, tai siihen verrattavat, muiden maiden myöntämät henkilöllisyyden todistamiseen käytettävät tunnukset 
  • Valokuva
  • IP-osoite

Yleinen tietosuoja-asetus on säädetty otsikolla:

”Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus)”
Lisää tietoa täältä.

Yleinen tietosuoja-asetus ja vuokratoiminta

Henkilötietolait eivät ole sinänsä mikään uusi asia, joten vuokranantajan oletetaan jo lähtökohtaisesti pitävän huolen asianmukaisesta henkilötietojen käsittelystä. Tietojen asianmukainen kerääminen, säilyttäminen ja käsittely kuuluvat vuokranantajan ja vuokralaisen väliseen luottamukselliseen suhteeseen. Silti, varsinkin uudelle vuokranantajalle, kaikki säädöksiin liittyvät asiat ovat usein täysin uutta tietoa. Mitä vuokranantajan tulee siis muistaa tietosuoja-asetuksesta?

Ketä yleinen tietosuoja-asetus koskee vuokraustoiminnassa?

EU:n yleinen tietosuoja-asetus koskee käytännössä kaikkia tahoja, jotka ovat saaneet haltuunsa vuokralaisia koskevia henkilötietoja. Myös yksityisenä vuokranantajana olet siis vastuussa lain noudattamisesta. Lain idenana on turvata kaikkien henkilötietojaan luovuttavien käyttäjien turvallisuus.

Yleisen tietosuoja-asetuksen noudattaminen koskee siis myös:

  • Asunnonvälitystoimistoja
  • Kiinteistövälittäjiä
  • Erinäisiä alustoja, joissa ilmoitetaan vapaista asunnoista
  • Lyhytvuokrauksen harjoittajia

Tietosuoja käytännössä

Vuokranantajien tulee varmistaa, että kerätyt tiedot ovat tietosuoja-asetuksen mukaisia. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kerättyjen tietojen tulee aina vastata niiden käyttötarkoitusta. Esimerkiksi vuokratoiminnassa asukkaan nimi ja henkilötunnus ovat tärkeitä tietoja vuokralaisen henkilöllisyyden varmistamiseksi, ja sopimuksen kirjoittamiseksi. Niiden tallentamista voidaan siis pitää tarpeellisena vuokrasuhteen kannalta. Tämän tapaisten tietojen keruuta ei siis tarvitse vuokratoiminnassa erikseen perustella.

Tietojen kaikenlainen käsittely tulee myös vastata asetuksen määrittämiä ehtoja. Käsittelyllä tarkoitetaan tässä yhteydessä kaikkia toimia, joita kohdistetaan henkilötietoihin. Tähän sisältyy esimerkiksi kerääminen, järjestäminen, säilyttäminen, muokkaaminen, siirtäminen ja monia muita toimia.

Myös tietojen käsittelyn tulee aina vastata niiden alkuperäistä käyttötarkoitusta ja tapahtua vain vuokrasuhteelle välttämättömissä tilanteissa.

Kannattaa muistaa, että vuokralaisella on myös oikeus pyytää nähtäväksi kaikki hänestä kerätyt tiedot. Siksi kannattaa kirjata kaikki tiedot ylös siinä muodossa, jossa ne viitsii näyttää itse vuokralaiselle. Tällä tavoin tulee samalla pidettyä huoli lain vaatimista edellytyksistä.

Tietojen säilyttämiseen liittyy myös omat rajoituksensa: vuokrasuhteen alkaessa, tai aikana kerättyjä tietoja ei saa säilyttää perustettoomasti. Tietosuoja-asetuksen mukaan vuokralaisen tietoja saa säilyttää maksimissaan viisi vuotta vuokrasuhteen päättymisen jälkeen.

Yleinen tietosuoja-asetus lyhytaikaisissa vuokrasuhteissa

Kulttuurin muutoksen ja erilaisten internet-pohjaisten palvelujen yleistyttyä, lyhytaikaisten vuokrasuhteiden ylläpitäminen on tullut entistä suositummaksi tavaksi ansaita pääomatuloa. Lyhytvuokraustoiminnan ylläpito saattaa poiketa tavanomaisesta vuokratoiminnasta monella tapaa. Lyhytaikainen vuokraus lasketaan silti asunnon vuokraukseksi yksittäisen vuokrasuhteen kestosta riippumatta.

Uusia haasteita tuo vuokrasuhteiden, ja näin ollen myös talletettavien tietojen, lukumäärä. Siinä missä tavanomaisen vuokranantajan asunnossa saattaa majailla vuodesta toiseen vain yksi henkilö, voi lyhytvuokraukseen tarkoitetussa asunnossa asua jopa kymmeniä ihmisiä vuodessa.

Muistathan, että jos harrastat hotellitoimintaan verrattavaa liiketoimintaa, voidaan lyhytvuokraus laskea ammattimaiseksi majoitustoiminnaksi. Suomen viranomaiset ovat olleet toistaiseksi hyvin vaitonaisia siitä, milloin toiminta voidaan katso ammattimaiseksi. Tähän asti erona on toiminut käytännössä harjoittajan oma ilmoitus. Jos päätät aloittaa ammattimaisen toiminnan, muistathan, että majoitusliikkeiden vieraiden tietojen keräämiseen liittyy monia sääntöjä, joita ei sovelleta vuokratoiminnassa. Pysy aina ajan tasalla toiminnan muutoksen mahdollisesti aiheuttamista uusista velvotteista.

Rentila ja vuokralaisten henkilötiedot

Vuokranantajan luotua oman profiilinsa Rentilaan, lisätään profiiliin myös vuokralaisen henkilötietoja. Vuokranantaja voi kutsua vuokralaisensa liittymään Rentilaan ja antaa hänelle pääsyn tarkastelemaan itseään koskevia tietoja. Vuokralaisen hyväksyttyä kutsun, voi hän luoda palveluun oman profiilin.

Kun vuokralainen on liittynyt palveluun, voi hän lähettää sen kautta viestejä vuokranantajalleen, sekä nähdä vuokralaisille tarkoitetun profiilinäkymän. Vuokralaisella ja vuokranantajalla on siis käytössään erilliset profiilinäkymät.

Oman tilin perustaminen vuokralaiselle on käytännöllinen ratkaisu. Se tuo avoimuutta ja säästää aikaa ja mahdollistaa tehokkaan vuokrasuhteen hoitamisen. Moni vuokrasuhteeseen liittyvä käytännön asia on helppo hoitaa Rentilan kautta.

Miksi vuokralaisella on oikeus nähdä omat tietonsa?

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) tuli voimaan 25. toukokuuta 2018.

Käyttäjille, eli tässä tapauksessa vuokralaisille, tulee ilmoittaa heitä koskevien tietojen käytöstä ja heidän tulee myös antaa suostumuksensa tietojen käyttämiseen. Käyttäjille tulee myös antaa mahdollisuus nähdä itseään koskevat tiedot.

Tietosuoja-asetus vuokranantajalle: mitä tulee muistaa?

  • Yleinen tietosuoja-asetus on säädetty henkilötietojen väärinkäytön ehkäisemiseksi.
  • Jos olet vuokranantaja, tulee sinun noudataa tätä asetusta käsitellessäsi vuokralaisten tietoja.
  • On täysin vuokranantajan vastuulla, että vuokralaisen tietoja käsitellään lakien mukaisesti
  • Vuokralaisella on aina oikeus pyytää nähtäväksi itseään koskevia tietoja
  • Annettuja tietoja saa säilyttää maksimissaan viisi vuotta vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen

.

Kommentit on suljettu.

Tutustu meidän online property management-ohjelmisto ja liity suuri vuokranantaja yhteisön. Yksinkertainen, mutta tehokas työkalu käyttävät tuhannet vuokranantajat!

HANKI TILI    MAKSUTON