Kalusteluettelon sähköinen allekirjoittaminen
Aloittaaksesi allekirjoitusmenettelyn siirry kalusteluettelon luonti- tai muokkauslomakkeelle ja avaa sitten ”Allekirjoittajat”-välilehti.
Varmista ennen aloittamista, että olet syöttänyt kaikkien allekirjoittajien sähköpostiosoitteet ja matkapuhelinnumerot oikein.
Sähköinen allekirjoitus etenee Rentilassa muutamassa yksinkertaisessa vaiheessa:
- Vuokranantaja käynnistää menettelyn klikkaamalla ”Aloita allekirjoitusmenettely” -painiketta. Avautuvassa ikkunassa hän piirtää allekirjoituksensa sekä pyytää ja syöttää tekstiviestillä saamansa vahvistuskoodin. Kun vuokranantaja on käynnistänyt menettelyn, asiakirja lukitaan ja se saa tilan Odottaa allekirjoitusta.
- Kaikille vuokralaisille ja takaajille lähetetään sähköpostikutsu. He voivat klikata kutsulinkkiä ja allekirjoittaa omalta osaltaan. Heidän tulee vahvistaa tutustuneensa asiakirjaan, piirtää allekirjoituksensa sekä pyytää ja syöttää tekstiviestivahvistuskoodi.
- Kun asiakirja on allekirjoitettu, se suljetaan ja lukitaan. Vuokranantaja, vuokralaiset ja takaajat voivat ladata sen PDF-muodossa. Kopio asiakirjasta tallennetaan ”Omat asiakirjat” -osioon.
Allekirjoitustodistus
Kun asiakirja on allekirjoitettu, voit ladata sen ”Allekirjoitustodistus”-tiedoston samalta sivulta. Se on todiste allekirjoituksesta ja kokoaa yhteen:
- ”Allekirjoittajat”: kunkin ”Koko nimi”, ”Sähköpostiosoite” ja ”Puhelinnumero”,
- Käytetyn ”Todennustapa”- ja ”Todennustaso”-tiedon,
- Jokaisesta allekirjoittajasta allekirjoituksen päivämäärän, ”IP-osoite”-tiedon, josta hän allekirjoitti, sekä saadun vahvistuskoodin ”Koodin tiiviste (sha256)”,
- ”Hyväksytty aikaleima · todistusvoima” -merkinnän ja Rentilan lisäämän sähköisen sinetin.
Tarjolla on kolme muotoa: ”Lataa PDF-tiedostona”, ”ZIP-arkisto” (todistus ja sen XML-todiste) ja ”Tiedosto XML” (pelkkä todiste).
Tärkeää!
Sähköisiä allekirjoituksia on kolme tyyppiä: yksinkertainen, kehittynyt ja hyväksytty. EU:n eIDAS-asetuksen (EU) N:o 910/2014 mukaan kaikki kolme ovat oikeudellisesti päteviä myös Suomessa, mutta vain hyväksytty sähköinen allekirjoitus nauttii luotettavuusolettamaa.
Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus on tällä hetkellä yleisimmin käytetty tyyppi. Valtaosa markkinoilla olevista sähköisistä allekirjoituksista on juuri yksinkertaisia allekirjoituksia, koska ne ovat käytännöllisiä ja helppokäyttöisiä.
Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus vastaa sähköisen allekirjoituksen ensimmäistä turvallisuus- ja tunnustamistasoa. Sen näyttöarvoa voi kuitenkin vahvistaa lisäämällä ylimääräisen tunnistautumiskerroksen. Rentilassa käytämme kahta lisätarkistusta:
- Allekirjoittajan sähköpostiosoitteen vahvistaminen Rentila-tilin avaamisen yhteydessä,
- Matkapuhelinnumeron vahvistaminen allekirjoitushetkellä lähetettävällä tekstiviestikoodilla.
Yksinkertaisen allekirjoituksen luotettavuuden osoittamiseksi tallennamme muun muassa allekirjoittajan sähköpostiosoitteen, matkapuhelinnumeron sekä allekirjoituksessa käytetyn laitteen IP-osoitteen. Näin tapahtumat ovat jäljitettävissä vaihe vaiheelta esimerkiksi riitatilanteessa.
Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet, asiakirjasta muodostetaan lukittu PDF-tiedosto.
Sähköisen allekirjoituksen voi tehdä tietokoneella, tabletilla tai puhelimella. Jokaisella allekirjoittajalla tulee olla oma sähköpostiosoite ja henkilökohtainen matkapuhelinnumero.
