Kalusteluettelon digitaalinen allekirjoitus
Aloittaaksesi allekirjoitusprosessin siirry kalusteluettelon luonti- tai muokkauslomakkeeseen ja avaa sitten ”Allekirjoittajat”-välilehti.
Ennen aloittamista varmista, että olet syöttänyt kaikkien allekirjoittajien sähköpostiosoitteet ja matkapuhelinnumerot oikein.
Alla on muutama yksinkertainen vaihe digitaaliseen allekirjoitukseen Rentilassa:
- Vuokranantaja voi käynnistää allekirjoitusprosessin klikkaamalla ”Aloita allekirjoitusprosessi” -painiketta. Tällöin avautuu ikkuna, jossa hän voi piirtää allekirjoituksensa sekä pyytää ja syöttää tekstiviestillä (SMS) vastaanotetun vahvistuskoodin. Kun vuokranantaja käynnistää allekirjoituksen, asiakirja lukitaan ja merkitään tilaan Odottaa allekirjoitusta.
- Kaikille vuokralaisille ja takaajille lähetetään sähköpostikutsu. He voivat klikata kutsulinkkiä ja allekirjoittaa asiakirjan omalta osaltaan. Heidän tulee vahvistaa lukeneensa asiakirjan, piirtää allekirjoituksensa sekä pyytää ja syöttää SMS-vahvistuskoodi.
- Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan, se suljetaan ja lukitaan. Vuokranantaja, vuokralaiset ja takaajat voivat ladata sen PDF-muodossa. Kopio asiakirjasta tallennetaan myös ”Omat asiakirjat” -osioon.
Tärkeää!
Elektronisia allekirjoituksia on kolme eri tyyppiä: yksinkertainen, kehittynyt ja varmennettu (qualified). Euroopan unionin eIDAS-asetuksen mukaisesti kaikki nämä ovat oikeudellisesti hyväksyttäviä myös Suomessa, mutta vain varmennettu sähköinen allekirjoitus nauttii lain olettamaa luotettavuutta.
Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus on tällä hetkellä yleisimmin käytetty allekirjoitustyyppi. Valtaosa markkinoilla olevista sähköisistä allekirjoituksista on niin sanottuja yksinkertaisia allekirjoituksia, koska ne ovat käytännöllisiä ja helppokäyttöisiä.
Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus vastaa sähköisen allekirjoituksen ensimmäistä turvallisuus- ja oikeudellisen tunnustamisen tasoa. Sen oikeudellista arvoa voidaan kuitenkin vahvistaa lisäämällä ylimääräinen tunnistautumiskerros. Rentilassa käytämme kaksivaiheista tunnistautumista asiakirjojen allekirjoituksessa:
- Allekirjoittajan sähköpostiosoitteen vahvistaminen Rentila-tilin avulla,
- Matkapuhelinnumeron vahvistaminen allekirjoitushetkellä lähetettävällä SMS-koodilla.
Yksinkertaisen allekirjoituksen luotettavuuden osoittamiseksi tallennamme muun muassa allekirjoittajan sähköpostiosoitteen, matkapuhelinnumeron sekä allekirjoituksessa käytetyn laitteen IP-osoitteen. Näiden tietojen tarkoituksena on mahdollistaa tapahtumien jäljitettävyys vaihe vaiheelta esimerkiksi mahdollisessa riitatilanteessa.
Sähköinen allekirjoitus voidaan tehdä tietokoneella tai mobiililaitteella. Jokaisella allekirjoittajalla tulee olla voimassa oleva sähköpostiosoite sekä henkilökohtainen matkapuhelinnumero sähköistä allekirjoitusta varten.