Inventaarion digitaalinen allekirjoitus
Aloittaaksesi allekirjoitusprosessin siirry inventaarion luonti- tai muokkauslomakkeeseen ja avaa Allekirjoittajat-välilehti.
Ennen aloittamista varmista, että olet syöttänyt kaikkien allekirjoittajien sähköpostiosoitteet ja matkapuhelinnumerot oikein.
Asiakirjan voi allekirjoittaa verkossa muutamassa yksinkertaisessa vaiheessa.
- Vuokranantaja voi käynnistää allekirjoitusprosessin klikkaamalla painiketta Aloita allekirjoitusprosessi.
- Tämän jälkeen avautuu ponnahdusikkuna, jossa allekirjoitus piirretään. Sen jälkeen käyttäjän tulee pyytää ja syöttää tekstiviestillä (SMS) lähetetty vahvistuskoodi. Kun allekirjoitusprosessi on käynnistetty, asiakirja lukitaan ja merkitään tilaan Odottaa allekirjoitusta.
- Sähköpostikutsu lähetetään kaikille vuokralaisille.
- Vuokralaiset voivat klikata kutsulinkkiä ja allekirjoittaa asiakirjan. Kuten vuokranantaja, myös allekirjoittajien tulee piirtää allekirjoituksensa sekä pyytää ja syöttää SMS-vahvistuskoodi.
Kun asiakirja on allekirjoitettu, se lukitaan. Vuokranantaja, vuokralaiset ja takaajat voivat ladata sen PDF-muodossa.
Tärkeää!
Sähköisiä allekirjoituksia on kolme eri tyyppiä: yksinkertainen, kehittynyt ja varmennettu. Euroopan unionin eIDAS-asetuksen mukaisesti kaikki nämä allekirjoitustyypit ovat oikeudellisesti hyväksyttäviä myös Suomessa, mutta vain varmennettu sähköinen allekirjoitus nauttii lain olettamaa luotettavuutta.
Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus on tällä hetkellä yleisimmin käytetty allekirjoitustyyppi. Valtaosa markkinoilla olevista sähköisistä allekirjoituksista on niin sanottuja yksinkertaisia allekirjoituksia, koska ne ovat käytännöllisiä ja helppokäyttöisiä.
Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus vastaa sähköisen allekirjoituksen ensimmäistä turvallisuus- ja oikeudellisen tunnustamisen tasoa. Sen oikeudellista arvoa voidaan kuitenkin vahvistaa lisäämällä ylimääräinen tunnistautumiskerros. Rentilassa käytämme kaksivaiheista tunnistautumista asiakirjojen allekirjoituksessa:
- Allekirjoittajan voimassa olevan sähköpostiosoitteen varmistaminen Rentila-tilin kautta,
- Matkapuhelinnumeron varmistaminen allekirjoitushetkellä lähetettävällä SMS-vahvistuksella.
Yksinkertaisen allekirjoituksen luotettavuuden osoittamiseksi tallennamme muun muassa allekirjoittajan sähköpostiosoitteen, matkapuhelinnumeron sekä allekirjoituksessa käytetyn laitteen IP-osoitteen. Näiden tietojen avulla voidaan mahdollisessa riitatilanteessa jäljittää tapahtumien eri vaiheet selkeästi ja yksityiskohtaisesti.
Sähköinen allekirjoitus voidaan tehdä tietokoneella tai mobiililaitteella. Jokaisella allekirjoittajalla tulee olla voimassa oleva sähköpostiosoite sekä henkilökohtainen matkapuhelinnumero sähköistä allekirjoitusta varten.