# Vuokrat, vuokrakuitit, vuokralaskut ja laskut ### Vuokrien luominen Jokaisen vuokrasopimuksen vuokrat ja vuokralaskut luodaan oletuksena automaattisesti kuukauden ensimmäisenä päivänä, ellei toisin määritetä. Voit itse päättää, minä päivänä vuokralasku ja vuokra luodaan, lisäämällä päivinä ilmoitetun viiveen ennen vuokrakuitin päivämäärää. Asetus tehdään vuokrasopimuksen tiedoissa. **Vuokran luominen käsin** Voit luoda vuokran käsin ”Talous”-osiossa. Lisää tulo ja valitse tyypiksi ”Vuokra” tai kopioi olemassa oleva vuokra. Jos noudatat aikataulun mukaista maksupäivää ja vuokrakausia, järjestelmä ei luo päällekkäistä automaattista vuokraa. **Vuokrakuitin päivämäärä ja maksuväli** Vuokrakuitin päivämäärä eli maksuväli (oletuksena kuukauden 1. päivä) määrittää vuokrakauden, ja asetus tehdään vuokrasopimuksen tiedoissa. Jos valitset kuukauden 1. päivän, vuokrakuitin kausi on kuukauden ensimmäisestä päivästä sen viimeiseen päivään. Jos valitset kuukauden 15. päivän, kausi on 15. päivästä seuraavan kuukauden 14. päivään. **Vuokran luontipäivä** Vuokran luontipäivä määrittää, milloin sitä vastaava rivi ilmestyy ”Talous”-osioon. Jos valitset esimerkiksi ”P-6”, vuokra luodaan kuusi päivää ennen vuokrakuitin päivämäärää. Myös tämä asetus tehdään vuokrasopimuksen tiedoissa. **Maksupäivä** Vuokrasopimuksen maksupäivä kertoo, mihin mennessä vuokralaisen on maksettava vuokra (oletuksena kuukauden 1. päivä). Päivää käytetään sen ratkaisemiseen, onko vuokra myöhässä. Järjestelmä merkitsee vuokran tilaan ”Erääntynyt” seitsemän päivää maksupäivän jälkeen. Jos maksupäivä on esimerkiksi kuukauden 6. päivä, vuokra merkitään erääntyneeksi 13. päivän jälkeen. **Asiakirjan nimi: vuokralasku, vastaanotettu, vuokrakuitti** Kun vuokra on merkitty tilaan ”Maksettu”, asiakirjasta tulee ”Vuokrakuitti”. Osasuorituksen kohdalla asiakirja on ”Vastaanotettu” eli kuitti maksetusta osuudesta. Se muuttuu vuokrakuitiksi, jos vuokranantaja tallentaa koko vuokran kattavan maksun tai jos vuokralaisen saldo on nolla tai positiivinen. Jokaisella vuokralla voi olla jokin seuraavista tiloista: - ”Maksettu”: vuokralainen on maksanut vuokran kokonaan. - ”Odottaa”: vuokralainen ei ole vielä maksanut vuokraa, mutta eräpäivä ei ole ylittynyt. - ”Erääntynyt”: vuokralainen ei ole maksanut vuokraa ja eräpäivä on ylittynyt. - ”Osittainen”: vuokralainen on maksanut vuokrasta vain osan. - ”Kadonnut”: vuokraa ei ole maksettu, eikä sitä todennäköisesti enää makseta. ### Ennakkoon ja jälkikäteen luotavat vuokrakuitit Vuokrat ja vuokralaskut luodaan oletuksena ennakkoon eli kauden alussa. Sinä päätät, milloin tallennat maksun ja muodostat vuokrakuitin. Vuokrasopimusta luodessasi voit myös valita, että vuokrat luodaan jälkikäteen eli kauden lopussa. Voit lisäksi asettaa vuokrasopimusta luodessasi vuokran luontipäiväksi ”P+X”, jossa X on päivien määrä. Jos vuokrakuitin päivämäärä on esimerkiksi kuukauden 1. päivä ja vuokra kattaa kauden 1.–31. päivä, asetus ”P+20” luo vuokran 20 päivää kauden alkamisen jälkeen eli noin 21. päivänä. ### Lasku vai vuokrakuitti ja numerointi Vuokrasopimusta luodessasi voit valita ”Vuokrakuitti”-välilehdellä maksun tositteen nimeksi joko ”Vuokrakuitti” tai ”Lasku”. Voit ottaa laskuille käyttöön numeroinnin. Numerointi voi olla: - erillinen ja yksilöllinen jokaiselle vuokrasopimukselle; - yhteinen koko vuokranantajalle. Voit myös määrittää etuliitteen (esimerkiksi LA26-), jonka perään lisätään automaattinen juokseva numero. Jos muutat vuokrasopimuksen etuliitettä, laskuri nollautuu ja numerointi alkaa uudelleen ykkösestä. Tämä on kätevää, kun vaihdat etuliitteen vuosittain, esimerkiksi LA2025- ja LA2026-. Voit automatisoida asiakirjojen numeroformaatin päivämäärä- ja numerotunnisteilla. Tunnisteet korvautuvat asiakirjaa luotaessa vastaavilla arvoilla. Tunnisteet syötetään englanninkielisessä muodossa: - **DD/MM/YYYY** → 31/12/2025 - **YYYY-MM-DD** → 2025-12-31 - **YYYY** → 2025 - **NNNN** → 0001 Esimerkki: - Muoto: LA-YYYY-NNNN - Tulos: LA-2025-0001, LA-2025-0002 ja niin edelleen.

Hyvä tietää

Arvonlisäverollisissa liikehuoneistojen vuokrasopimuksissa vaihtoehto ”Lasku” on oletuksena käytössä.

Laskut numeroidaan automaattisesti. Jos haluat aloittaa tietystä numerosta, etsi ”Talous”-osiosta viimeisin luotu maksu ja syötä numero sille varattuun kenttään. Seuraava vuokra saa numeron, joka on yhtä suurempi.

### Ensimmäinen osakuukauden vuokrakuitti Jos vuokrasopimus alkaa muuna päivänä kuin kuukauden 1. päivänä, voit määrittää ensimmäisen vuokran osakuukauden vuokraksi, joka ei kata koko kuukautta. Vaihtoehtoja on useita: - Voit määrittää sen vuokrasopimusta luodessasi täyttämällä tähän varatut kentät. Osakuukauden vuokra luodaan tällöin sopimuksen luonnin yhteydessä. - Jos vuokra on jo luotu ”Talous”-osioon, voit muokata sitä muuttamalla päivämääriä ja summia. - Voit myös lisätä ”Talous”-osioon käsin tulon, jonka tyyppi on ”Vuokra”. Osakuukauden vuokran laskentakaava on: kuukausivuokra / kuukauden päivien määrä × asumispäivien määrä. ### Vaihtoehtoinen osoite vuokrakuitissa Vuokralaiselle tulee oletuksena vuokrakohteen osoite, mutta joskus vuokrakuitissa näkyvä osoite ei ole sama kuin vuokratun kiinteistön osoite. Määritä vaihtoehtoinen osoite näin: siirry ”Vuokrasopimukset”-osioon, muokkaa kyseistä vuokrasopimusta, avaa ”Vuokrakuitit”-välilehti ja valitse ”Laskutusosoite”. Rastita valinta ja syötä vuokralaisen postiosoite sille varattuun kenttään. ### Lisäsumman lisääminen vuokraan Voit lisätä vuokraan lisäsummia. Rivit voivat olla tyypiltään ”Vuokra” tai kulu, kuten siivous, pysäköinti, verot ja muut kertaluonteiset maksut. Syötä tiedot kohtaan ”Muut kulut”. Voit lisätä ne jo luotuun vuokraan ”Talous”-osiossa tai vuokrasopimusta luodessasi. Jos lisäät ne vuokrasopimukseen, maksut näkyvät sopimuksessa ja kaikissa siihen liittyvissä vuokrakuiteissa ja vuokralaskuissa. ### Maksun tallentaminen Kun vuokra on luotu ”Talous”-osiossa, voit tallentaa siihen yhden tai useamman maksun, olipa kyseessä vuokralaisen oma suoritus tai suoraan saatu tuki tai avustus. Käytä tähän oikeanpuoleisen toimintovalikon toimintoa ”Tallenna maksu”. Jokaisesta tallennetusta maksusta tai suorituksesta voit syöttää seuraavat tiedot: - **Summa**, - **Maksaja**, - **Maksutapa**, - **Maksupäivä**.

Osasuoritus tai liikamaksu

Kun maksetut summat ylittävät vuokran kokonaismäärän, vuokralaiselle muodostuu positiivinen saldo eli liikamaksu. Jos maksu jää vajaaksi, saldo on negatiivinen. Maksua tallentaessasi voit siirtää vuokralaisen liikamaksun tai negatiivisen saldon kuluvalle vuokralle tai seuraavalle vuokralaskulle.

Siirtovaihtoehdot (”Siirrä saldo nykyiseen maksuun” ja ”Siirrä saldo seuraavaan maksuun”) ovat käytettävissä vain silloin, kun vuokralaisen tilillä on saldoa, oli se positiivinen tai negatiivinen.

### Vuokrakuitin ja vuokralaskun lähettäminen #### Kutsutut ja Rentilaan kirjautuneet vuokralaiset Kutsutut vuokralaiset, joilla on pääsy Rentilaan, saavat automaattisesti sähköposti-ilmoituksen (voit ottaa asetuksen käyttöön tai poistaa sen käytöstä vuokrasopimuksen tiedoissa) heti, kun heidän vuokransa muodostuu ”Talous”-osiossa. Sähköposti sisältää suoran linkin asiakirjan lataamiseen: joko vuokralaskuun tai vuokrakuittiin. Kun maksu on merkitty tilaan ”Maksettu” ”Talous”-osiossa, voit lähettää vuokrakuitin käsin oikeanpuoleisella toiminnolla ”Lähetä vuokrakuitti”. Järjestelmä lähettää tällöin ilmoitussähköpostin uudelleen, mukanaan suora latauslinkki asiakirjaan. #### Vuokralaiset ilman Rentila-tiliä tai sähköpostiosoitetta Vuokralaisille, joilla ei ole sähköpostiosoitetta tai jotka eivät halua ottaa kutsua vastaan, voit: - Ladata asiakirjan (vuokralaskun tai vuokrakuitin) PDF-muodossa ja lähettää sen omasta sähköpostistasi. - Ladata asiakirjan (vuokralaskun tai vuokrakuitin) PDF-muodossa ja lähettää sen postitse. ### Vuokrakuitin ja vuokralaskun mukauttaminen Voit mukauttaa logon ja lisätä allekirjoituksen ”Oma tili” -osiossa. Jos sinulla on useita vuokranantajia ”Useat vuokranantajat” -osiossa, mukautat logon ja allekirjoituksen kunkin profiilin omissa tiedoissa.

Hyvä tietää

Kun vuokralainen on maksanut vuokransa ja siihen liittyvät maksut kokonaan, hänellä on pyynnöstä oikeus saada vuokranantajalta maksuton vuokrakuitti. Kuitilla vuokralainen osoittaa maksaneensa vuokransa säännöllisesti, mitä voidaan tarvita esimerkiksi asumistukea haettaessa.

Vuokrakuitista on käytävä ilmi seuraavat tiedot:

--- https://www.rentila.fi/support/rents-receipts-notices-invoices